Mes outils indispensables pour être productif

On pourrait dire qu’à certains égards, je suis assez flemmard. Ce qui pourrait être un peu embêtant sachant que je travaille seul pour mon entreprise, qui compte quatre sites dans trois pays, plusieurs millions de visiteurs chaque année, près d’un millier d’interlocuteurs, et plusieurs centaines de mails par jours à traiter. Il m’a donc été nécessaire de trouver des outils qui puissent me simplifier la tâche, et augmenter ma productivité.

Après six ans à en essayer de nombreux, seuls quelques-uns sont réellement rentrés dans mon utilisation quotidienne, et ont changé ma manière de travailler, m’économisant de nombreuses heures de travail.

Voici mes outils favoris, que j’utilise chaque jour afin de passer moins de temps sur des tâches chronophages. Certains d’entre eux ont une petite courbe d’apprentissage, mais cela en vaut la peine. Bien évidemment, chacun doit sélectionner et adapter ces outils en fonction de ses besoins.

Boomerang : relancez comme un pro

Si je réponds à la plupart des mails que je reçois, c’est malheureusement loin d’être le cas de la plupart de mes interlocuteurs. Ainsi, 30 à 50 % des mails que j’envoie et qui attendent une réponse finissent oubliés dans un coin : ils n’obtiendront jamais de réponse, et de mon côté, difficile de me souvenir de relancer mes interlocuteurs. L’action attendue par ces emails n’arrive donc jamais (que ce soit un rappel de facture à payer, une demande de renseignements, un changement à effectuer, etc.).

Sans conteste le numéro un dans les outils dont je serais totalement incapables de me passer aujourd’hui, j’utilise Boomerang pour Gmail (disponible également pour Outlook) quotidiennement depuis plusieurs années pour parer à ce problème.

Boomerang pour Gmail permet, pour chaque email que vous envoyez et qui attend une réponse, de définir une période après laquelle l’e-mail reviendra en non lu dans votre boîte de réception s’il n’a pas reçu de retour.

Cette fonction est indispensable selon moi, car elle permet de se libérer la tête des différents suivis à effectuer, et donc de diminuer sa charge mentale, source de stress important. De plus, à partir d’un certain volume d’e-mails, impossible de se souvenir de toutes les relances à effectuer.

Au bout de quelques mois, c’est devenu un vrai réflexe : pour tout mail qui attend une réponse, j’ajoute un Boomerang avec une durée d’une à deux semaines suivant les cas.

L’interface se présente de cette manière, totalement intégrée à Gmail :

Pour être honnête, il me semble même difficilement concevable qu’on puisse travailler sans cet outil, tant l’absence de réponse à un email est un problème récurrent que j’ai rencontré dans tous les emplois que j’ai occupés avant de devenir entrepreneur.

L’interface de Boomerang pour Gmail

Boomerang pour Gmail dispose d’autres fonctionnalités intéressantes, telles que :

  • Envoyer plus tard : offre la possibilité d’envoyer un email à une heure donnée, intéressant si vous ne souhaitez pas que la personne sache que vous avez répondu dans la minute à son email par exemple, ou que vous envoyez des e-mails de nuit et que vous souhaitez qu’ils arrivent le matin tôt.
  • Inbox Pause : possibilité de mettre en pause la réception de mails, afin de se concentrer sur les tâches en cours.
  • Accusé de réception : afin de vérifier si un email a été lu
  • Retour d’email suivant d’autres paramètres que le fait d’avoir obtenu une réponse : s’il n’a pas été ouvert, s’il n’a pas été cliqué, ou tout simplement à une date choisie.

La grille de prix de Boomerang pour Gmail

La version gratuite propose 10 Boomerangs par mois, suffisant pour tester le service, et se rendre compte de son utilité. Puis, la version payante à $4.99 par mois (Environ 50€ par an) permet d’avoir accès à un nombre illimité de Boomerang.

J’utilise la version Personal, qui répond largement à mes exigences.

Boomerang pour Gmail tient une place toute particulière dans mon cœur, et son prix me semble dérisoire par rapport au gain de productivité incroyable qu’il m’a apporté.

Les alternatives : Gmelius, vocus.io, Streak

Gorgias (Chrome) : des templates d’e-mail facilement accessibles

Avez-vous déjà pensé au nombre de fois que vous écrivez les mêmes choses chaque jour et au temps que vous y passez ?

Cela peut être :

  • De simples phrases : Bonjour, Bien à vous, Je reste à votre disposition pour toute question, etc.
  • Des URL et liens : un texte avec lien vers un fichier Google document, l’URL de votre site, des guidelines.
  • Ou même des emails complets.

Gorgias répond à cette problématique simple, en intégrant à Chrome une bibliothèque de templates que vous pouvez créer, puis insérer dans vos e-mails (ou ailleurs) en un simple raccourci clavier (mot clé de votre modèle, plus la touche « Tab » de votre clavier (↹)).

Il est également possible, en plus de raccourcis clavier, de faire apparaitre dans Gmail la liste des templates, et de faire une recherche rapidement à l’intérieur – pratique si vous ne vous souvenez pas du raccourci clavier.

Le gros atout de Gorgias est sa capacité à intégrer de la mise en forme avancée Gmail (mais aussi Outlook, LinkedIn, Yahoo Mail, etc.) dans vos templates :

  • Mise en forme classique (gras, taille de texte, couleur, etc.)
  • Fichiers joints (A partir de Google Drive)
  • Variables (Nom de l’expéditeur, nom du destinataire, date, etc.)
  • Définir un sujet au mail
  • Définir les champs de destinateur, cc et bcc
Interface de création d’un template sur Gorgias

Quelques exemples des raccourcis que j’utilise :

  • b + ↹ = Bonjour + nom du destinataire
  • he + ↹ = Hello + nom du destinataire
  • t + ↹ = Thanks, + mon nom (fin de mail)
  • m + ↹ = Merci, + mon nom (fin de mail)
  • devis + ↹ = Mail personnalisé lié à l’envoi d’un devis à valider
  • relance + ↹ = Bonjour nom du destinataire, avez-vous bien reçu mon email ?
  • prospection + ↹ = Mail de prospection

Ce n’est là qu’un court extrait, j’ai plus de 100 templates, que j’ai ajouté petit à petit, et qui répondent à presque toutes les situations. Il est devenu très rare que je tape un email au complet.

Gorgias dans la vraie vie

Le prix de Gorgias

Pour une utilisation classique, Gorgias est entièrement gratuit. Cependant, Gorgias propose un abonnement au tarif de 50$ par an, qui permet de synchroniser ses templates entre plusieurs ordinateurs – utile si vous en utilisez plusieurs.

Les alternatives : textexpander (Mac), Streak, Alfred (Mac), Gmelius, Canned responses (Fonction disponible dans la partie « advanced » de Gmail).

Alfred (Mac) : des supers pouvoirs à portée de clics

Alfred, c’est un peu la potion magique de votre Mac, le logiciel qui rendra de nombreuses actions quotidiennes beaucoup plus efficace.

Utilisateur Alfred

Quand on m’a parlé d’Alfred, j’étais sceptique car je n’ai jamais été fan des logiciels multi-fonctionnels, qui promettent trop. J’étais loin d’imaginer à quel point celui-ci changerait mes usages en profondeur.

Il va être difficile de vous donner dans cet article une vue complète des fonctions proposées par Alfred, tant les possibilités de celui-ci sont nombreuses.

L’étendue des fonctionnalités d’Alfred

Je vais donc vous parler des fonctions qui me sont utiles au quotidien.

Recherche : Spotlight dopé

Combien de temps passe-t-on à rechercher des fichiers sur son ordinateur ? Dossier, sous dossiers, il est difficile de rester toujours organisé.

Spotlight, lancé en avril 2005 par Apple dans la version Mac OS X 10.4 (Tiger) a révolutionné la manière dont il est possible de trouver rapidement un fichier sur son Mac, mais reste très sommaire quand il s’agit de requêtes spécifiques.

Spotlight en 2005, une petite révolution dans la recherche

Alfred propose donc une version de Spotlight plus efficace. En effet, Alfred apprend et comprend votre manière d’utiliser la recherche, et va prioriser les résultats que vous attendez, cela va ainsi rendre les résultats de recherche d’Alfred beaucoup plus fiables.

De plus, Alfred propose de nombreux raccourcis pour spécifier vos recherches, comme le fait d’insérer un espace avant une recherche pour uniquement rechercher dans vos fichiers.

Recherche dans vos favoris Chrome ou Safari

C’est ici que la fonction de recherche d’Alfred devient intéressante : si vous utilisez de nombreux favoris Chrome, il est difficile et chronophage de les retrouver facilement.

Alfred permet de faire des recherches directement dans vos raccourcis Chrome ou Safari, et ainsi de trouver directement la page que vous souhaitez.

J’ai créé de nombreux sous-favoris Chrome pour les outils que j’utilise, afin de tomber directement sur la bonne page.

Exemple avec mon SaaS de facturation (facturation.pro) :

  • Clients : favoris vers la liste des clients
  • Nouveau client : favoris vers la page pour créer un client
  • Devis : favoris vers la liste des devis
  • Nouveau devis : favoris vers la page pour créer un devis
  • Statistiques : favoris vers la page des statistiques
Raccourci Alfred pour créer un nouveau client sur facturation.pro

Il m’est ainsi aisé de me rendre directement sur la bonne page en une commande Alfred, sans passer par les menus et sous-menus de mon SaaS de facturation. Cela me fais gagner un temps précieux.

Recherche personnalisée

On commence à rentrer dans le vif du sujet avec les recherches personnalisées.

Imaginez que vous deviez réaliser une recherche sur un site, vous devrez suivre plusieurs étapes :

  • Ouvrir votre navigateur
  • Taper le nom du site dans la barre d’adresse, puis vous rendre dessus
  • Vous rendre dans le champ de recherche, taper votre recherche, et charger une nouvelle page de résultats

Ces taches sont chronophages quand elles sont répétées de nombreuses fois chaque jour.

Alfred permet d’assigner un raccourci à de nombreuses recherches personnalisées, afin de réaliser une recherche en un simple raccourci clavier.

Les recherches personalisées dans Alfred

Mais cela ne s’arrête pas là, dans Alfred, il est possible de créer sois-même des recherches personnalisées. Ainsi, vous pouvez paramétrer Alfred pour rechercher directement un client dans votre CRM, un article dans le backoffice de votre site WordPress, ou même une série sur votre site de Torrent préféré en un simple clic.

Exemple d’une recherche personnalisée dans le Backoffice de ce blog
Résultat de la recherche personnalisée Alfred réalisée précédemment.

Dans l’exemple précédent, la recherche personnalisée économise un grand nombres d’actions :

  • Aller sur le site
  • Se rendre sur le back-office
  • Se connecter
  • Accéder à la liste des articles
  • Lancer sa recherche

Avec les recherches améliorées, les recherches dans vos favoris Chrome ou Safari, et les recherches personnalisées, Alfred apporte une plus-value non-négligeable à votre quotidien. Mais cela ne s’arrête pas la…

Gestionnaire de votre presse-papier

La deuxième grande fonctionnalité qui me tient particulièrement à cœur sur Alfred est le gestionnaire de presse-papier. J’utilisais par le passé un logiciel dédié à cette fonctionnalité, mais celle qui est intégrée dans Alfred rempli parfaitement ce rôle.

Cela m’est tellement utile au quotidien qu’à mon avis, un gestionnaire de presse-papier devrait être inclus dans tout système d’exploitation.

Le copier-coller est une des fonctions que l’on utilise le plus au quotidien, et son fonctionnement est toujours très basique, une fois que l’on a copié un élément, il disparait après en avoir copié un autre. Hors on ne s’en rend pas forcément compte, mais les éléments que l’on a copié dans le passé sont très souvent à nouveau utile un peu plus tard.

De plus, ne vous êtes-vous jamais retrouvé à devoir copier deux éléments ou plus, pour les coller par la suite à un autre endroit ?

Alfred vous propose donc de garder un historique de l’ensemble des éléments que vous copiez (textes, images, etc.), afin que vous les ayez sous la main en forme de liste par la suite via un simple raccourci clavier (« Shift + command + c » dans mon cas).

Le gestionnaire de copier-coller d’Alfred

On ne se rend pas immédiatement compte de l’intérêt d’un gestionnaire de copier-coller au début, mais une fois que vous aurez commencé à l’utiliser, vous vous demanderez comment vous faisiez avant.

Les Snippets

Une des choses qui m’irritait le plus avant, c’était de devoir chercher dans mes fichiers des données que je devais renseigner régulièrement (IBAN, numéro de passeport, CCV de ma carte de crédit, numéro client pour accéder au site de ma banque, URL de mon compte appear.in pour proposer une visioconférence, etc.), ou de devoir re-écrire constamment les mêmes informations (email, prénom et nom de famille, URL de mes sites, etc.).

Dans le quotidien, on doit sans arrêt chercher et réécrire les mêmes informations.

Alfred permet, grâce à la fonction Snippets, de garder toujours à portée de clics les informations dont vous avez besoin au quotidien, que vous pouvez appeler par la suite via un raccourci clavier que vous aurez défini, ou via l’interface Snippets d’Alfred que vous pouvez lancer avec le raccourci « Shift + Command + k ».

Le navigateur de Snippets d’Alfred
Le gestionnaire de Snippets d’Alfred

Cette fonctionnalité resemble un peu à Gorgias, sauf que les Snippets peuvent utilisés n’importe où, et pas juste dans votre navigateur.

Les Workflows

Avec la fonction Workflows, les fonctionnalités d’Alfred deviennent encore plus poussées.

L’idée est simple : Alfred offre la possibilité de créer ses propres « suites d’actions » liées à un raccourci Alfred. Celles-ci peuvent être créées facilement via l’interface Alfred, ou de manière plus complexe en faisant intervenir des Scripts, AppleScripts, commandes terminal, etc.

Ainsi, vous pouvez :

  • Créer vos propres actions
  • Télécharger des Workflows créé par d’autres personnes via le Forum Alfred ou la bibliothèque Packal

Sans vouloir tomber dans des clichés, seule votre imagination limite les possibilités d’Alfred via les Workflows.

Quelques exemples de Workflow que j’utilise quotidiennement :

  • Convertir des devises :
  • Changer la case d’un texte (pour le faire passer de majuscule à minuscule par exemple).
  • Générer un mot de passe.
  • Ouvrir les pages Analytics de l’ensemble de mes sites dans des onglets différents via un raccourci.
  • Mettre mon ordinateur en veille.

Alfred : combien ça coûte ?

Alfred, dans sa version de base, est entièrement gratuit.

Si vous souhaitez utiliser Alfred de manière plus avancée, vous devez acheter le Powerpack, qui contient une bonne partie des fonctionnalités indiquées dans cet article (Recherches personnalisées, Snippets, gestionnaire de copier-collet, Workflows). Le Powerpack est vendu 23£ (Alfred est une entreprise anglaise), ce qui me semble être une somme très mesurée pour les gains apportés. Malgré mon enthousiasme, je tiens à préciser que je n’ai ni de parts chez Alfred, ni un boulot de commercial sous couverture chez eux.

Yamm (Yet Another Mail Merge) : n’envoyez plus de mails impersonnels en masse

Comment vous sentez vous quand recevez un e-mail, qui a de toute évidence été écrit pour de nombreuses personnes, sans aucune personnalisation ?

L’ego humain déteste qu’on ne prenne pas le temps de s’adresser directement à lui, et est capable d’analyser en quelques secondes, via un certain nombre d’indices, qu’un mail a été envoyé en masse.

Oui, mais alors que faire quand on doit annoncer un nouveau service à 90 partenaires ? Envoyer 90 emails à la main ?

C’est ici que Yamm (Yet another mail merge), que j’ai découvert dans la 25ème heure, intervient.

Yamm vous permet de créer un fichier Google Spreadsheet, puis de l’utiliser comme base de données pour envoyer des mails personnalisés à vos contacts à travers Gmail.

Le fonctionnement est simple, il faut commencer par préparer un fichier source Google Spreadsheet de ce type :

Fichier source de Yamm

Une fois créé, il faut créer votre template de mail de Gmail, via un simple nouveau mail, et mettre entre crochet les variables de votre fichier :

Il n’y a plus qu’à lancer l’utilitaire Mail Merge dans Google Spreadsheet, sélectionner vos options, et cliquer sur « envoyer » :

Chaque destinataire recevra alors un mail personnalisé avec les champs que vous avez définis :

Yamm m’économise de nombreuses heures de travail, et me permet de contacter de nombreuses personnes rapidement à partir d’un fichier qui contient l’ensemble des données dont j’ai besoin.

Je me sers notamment de cet outil pour effectuer les relances de factures en retard, après avoir fait un export des impayés dans mon CRM (couplé à Boomerang pour relancer par la suite).

Combien coûte Yamm ?

Yamm est gratuit dans une version limitée à 50 emails envoyé par jour. Vous pouvez faire passer ce quota à 400 emails envoyés par jour pour $28 par an. Cela en fait des relances de factures.

Languagetool (Chrome) : écrivez sans fautes

Je suis un spécialiste des erreurs d’inattention. Mon excuse n’est pas très originale : ce n’est pas que je sois mauvais en orthographe (quoi que…), mais plutôt que je suis pressé, et que je ne prends pas toujours le temps de me relire.

On ne s’en rend pas forcément compte, mais l’orthographe et la grammaire d’un email ont un effet significatif sur la manière dont celui-ci va être traité par votre interlocuteur.

Le problème, c’est que les correcteurs intégrés ne corrigent que les fautes d’orthographe basiques, et non les problèmes d’accord ou de grammaire.

Ainsi, si j’écris « Tu vient mangé ce soir », les correcteurs classiques ne vont rien détecter de particulier.

LanguageTool est un plugin pour Chrome, capable d’analyser au fur et à mesure que vous écrivez vos erreurs, et vous proposer des corrections.

La correction de LanguageTool

Cerise sur le gâteau, LanguageTool fonctionne dans plus de 35 langues différentes, et est capable d’analyser automatiquement dans quelle langue vous écrivez. Vous n’aurez plus d’excuse lorsque vous ferez à nouveau des erreurs dans vos emails.

Le prix de LanguageTool

LanguageTool est entièrement gratuit dans sa version de base (qui est celle que j’utilise), cependant, si vous voulez aller plus loin, avec un abonnement premium proposé … qui n’apporte pas grand-chose.

Snagit (Mac et PC) : une image vaut 1000 mots

Il m’arrive bien souvent de m’arracher les cheveux à chercher pendant de nombreuses minutes à quoi peut bien faire référence mon interlocuteur dans son email. Cela conduit souvent à des échanges de mails supplémentaires et souvent lunaires – puis, à une perte de temps importante.

Je ne fais donc pas la même erreur quand je m’adresse à quelqu’un : dès que je parle d’un élément en particulier, j’ajoute une capture d’écran qui permet à mon interlocuteur de comprendre immédiatement de quoi il est question : une image est comprise trois fois plus rapidement qu’un texte.

Le problème, c’est que l’outil de capture d’écran fourni par défaut sur les ordinateurs n’est pas très avancé, Snagit propose donc d’améliorer cela.

Snagit est un utilitaire de capture d’écran, qui permet par la suite d’annoter celles-ci rapidement, grâce à de nombreuses fonctionnalités.

Voici celles me sont les plus utiles.

Les annotations

Les annotations permettent d’ajouter des éléments sur une capture d’écran :

  • Du texte
  • Des formes géométriques
  • Des flèches
  • Surligner des éléments
  • Des bulles de numérotation
Exemple d’annotations d’une capture d’écran avec Snagit

Les captures d’écran avec défilement

C’est une des fonctions les plus utiles de Snagit selon moi : il est possible de faire une capture d’écran d’un contenu qui est plus grand que la fenêtre, comme l’historique d’une conversation par exemple. Snagit vous permet de sélectionner une zone, puis de faire défiler le contenu, et va automatiquement créer une capture d’écran de l’ensemble. Cela fonctionne un peu de la même manière qu’un panorama avec un appareil photo.

Autres fonctionnalités de Snagit

Snagit propose un tas d’autres fonctionnalités, comme :

  • Floutage d’éléments sensibles
  • Suppression de sections horizontales ou verticales
  • Extraction ou modification de texte (OCR)
  • Simplification de captures
  • Et bien d’autres

Une fois que j’ai compris que l’envoi de captures d’écrans m’éviterait de nombreux aller-retours de mails, Snagit est devenu un outil indispensable à mon quotidien.

Le prix de Snagit

La licence est vendue au prix de 50€. Comme à mon habitude, je dirais que l’investissement en vaut largement la peine, mais il existe des alternatives à moindre coût, si vous souhaitez confirmer l’utilité d’un outil de ce type.

Les alternatives : Skitch (Gratuit, Mac), Greenshot (Pc).

Bonus : Pour présenter vos captures d’écran de manière simple et uniforme, je vous recommande Screely, un outil en ligne gratuit (utilisé sur les articles de ce blog).

J’espère que certains de ces outils vous seront aussi utiles qu’à moi, n’hésitez pas si en avez d’autres qui vous simplifient le quotidien.

4 réflexions sur “Mes outils indispensables pour être productif”

  1. Article très compréhensif et utile, merci ! Bien structuré, et les illustrations sont vraiment drôles. De mon côté, j’adore Gorgias et Boomerang.

  2. Ping : Pourquoi je limite mes appels téléphoniques • The One Man Company

  3. Ping : Lire, une étape indispensable pour entreprendre : sélection des indispensables • The One Man Company

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