Pourquoi je limite mes appels téléphoniques

J’ai dans mes contacts professionnels deux catégories distinctes : ceux qui sont parfaitement à l’aise à l’idée d’échanger à l’écrit, et ceux qui souhaitent préciser via une discussion orale tout début de conversation écrite.

Pourtant, quand on y pense, en dehors de l’habitude qu’on a de vouloir parler de vive voix, est-ce que cela a encore un sens au niveau professionnel ?

J’ai décidé il y a quelque temps de limiter radicalement les appels téléphoniques que je réalise, car mon expérience m’a montré que, la plupart du temps, ils sont contre-productifs, que ce soit pour moi, ou pour mes interlocuteurs.

Les exceptions existent, mais elles ne sont pas si nombreuses

Bien entendu, je ne vous demande pas de devenir un ayatollah de l’e-mail, et de refuser tout contact de vive voix.

refuser les appels de sa maman

En dehors des exceptions évidentes des sujets personnels (famille, amis ou événements urgents), certains échanges professionnels nécessitent un échange de vive voix. Il est par exemple utile de clarifier une situation complexe via un échange téléphonique, qui peut fluidifier vos échanges ultérieurs.

Dans les rares cas ou cela est utile, il convient cependant de planifier vos appels.

Ne devenez pas un voleur de temps

Réfléchissez à la situation : vous voulez parler à Jean-Michel de votre super projet, et décrochez donc votre téléphone pour lui passer un coup de fil.

Jean-Michel est en train de travailler sur un dossier complexe qu’il doit rendre le lendemain, et voit son téléphone sonner, il peut donc :

  • Le laisser sonner, et devenir anxieux à l’idée de rater un appel qui est peut-être urgent.
  • Raccrocher, mais cela peut être considéré comme impoli.
  • Décrocher et vous écouter, alors qu’il n’a pas du tout la tête à cela.
Se faire interrompre par un appel téléphonique.

Jean-Michel va à présent vous écouter pendant de longues minutes parler de votre projet, ou, s’il en a le courage, prendre le temps de vous expliquer qu’il n’en a pas le temps ou l’envie à ce moment, et vous proposer de reporter l’appel.

Vous venez de voler le temps de Jean-Michel ; vous avez fait de votre priorité la sienne. Vous auriez pu lui écrire, et, si besoin, lui demander de planifier un appel en lui expliquant les raisons.

Les raisons d’éviter un échange téléphonique

Au-delà même de proposer de planifier un appel, il y a de nombreuses raisons pour en rester à l’écrit, surtout si vous ne connaissez pas votre interlocuteur.

Un appel téléphonique est chronophage

Un appel téléphone prend du temps, on commence souvent par aborder différents sujets, et présenter son activité avant de rentrer dans le vif du sujet. Ainsi, la plupart des échanges téléphoniques professionnels que je réalise durent entre 20 et 40 minutes.

Dans le même temps, pensez au nombre de mails que vous auriez pu traiter efficacement.

On n’a pas toujours d’idée précise en tête

Souvent, lorsqu’on demande un échange téléphonique, on ne sait pas la problématique que l’on veut exposer de manière structurée, et nous pensons donc pouvoir “improviser” en échangeant de vive voix.

C’est une erreur : la plupart du temps, cela produit un échange stérile, car sans objectifs précis, ni plan et questions préparées, et votre interlocuteur perd son temps.

Les échanges par mail permettent de prendre le temps de présenter de manière synthétique et structurée les sujets dont on veut faire part.

Donner des informations factuelles

Le problème d’un appel téléphonique, c’est que bien souvent, cela fait passer l’échange sur un mode émotionnel, qui fait perdre de vue l’objectivité et la précision nécessaire à une relation professionnelle.

Ainsi, dans un état de semi-improvisation, on va facilement débiter des informations sans aucun filtre ou relecture, qui vont de toute façon par la suite être interprétées et déformées par l’interlocuteur (c’est le principe du téléphone arabe).

On se retrouve donc, une fois la conversation terminée, avec une version parcellaire de son contenu, et une vague idée des actions attendues des deux cotés.

Un appel ne laisse pas de traces

Vous rappelez vous ce sur quoi vous vous êtes engagé il y a quelques mois auprès de votre contact ? Avez-vous conservé des traces ?

Verba volant, scripta manent (Les paroles s’envolent, les écrits restent). Le gros intérêt des échanges par email est de pouvoir garder une trace de l’historique des échanges. Ainsi, impossible d’oublier ce qui a été dit, et les engagements sont tenus – ou, au moins, vous aurez une preuve incontestable quand cela ne sera pas le cas.

Dire non est difficile à l’oral

À l’oral, et il est difficile de savoir dire non. On est souvent pris au dépourvu par une demande imprévue, et on se retrouve à accepter des demandes qu’on ne devrait pas, et à prendre des engagements, rapidement regrettés dès le téléphone raccroché.

Ne pas savoir dire non.

Hors un engagement pris à défaut de savoir dire non conduit souvent à une exécution médiocre.

Les échanges par email permettent de peser le poids de vos réponses, et de prendre le temps de réfléchir à chaque information et engagement annoncés, en s’assurant de pouvoir les tenir.

Les outils de productivité ne marchent pas à l’oral

Je parlais il y a peu des outils que j’utilise pour augmenter ma productivité. Aucun de ceux-ci ne fonctionnent dans la cadre d’un échange téléphonique : pas de captures d’écran pour montrer précisément un élément, pas de templates de mail, par de rappel de retour ou d’envoi en masse, etc. L’efficacité d’un appel téléphonique est ainsi grandement amoindrie.

Un problème d’emploi du temps

Enfin, chacun dispose d’un emploi du temps différent, certains travaillent en semaine de 9 h à 18 h, et d’autres n’ont pas de planning précis, et décident au jour le jour leur plage horaire de travail.

De ce fait, planifier un appel nous force à définir un emploi du temps plusieurs jours en avance, sans pouvoir par la suite faire preuve de flexibilité.

Respectez l’emploi du temps de vos interlocuteurs, et préférez les échanges asynchrones.

Mais alors, dans quels cas faut-il prévoir un appel ?

Malgré les différents arguments en faveur de l’e-mail, il y a bien entendu différentes situations professionnelles ou un appel peut être utile.

Souvenez-vous cependant que vous n’êtes pas forcément au centre des préoccupations de votre interlocuteur, et que si vous représentez 0,1 % de son chiffre d’affaires par exemple, vos priorités ne sont pas forcément les siennes.

Quand vous devez expliquer quelque chose de vraiment compliqué

Parfois, le sujet est complexe, et il faudrait écrire un livre entier pour l’expliquer par email, quand une simple discussion peut éclaircir le sujet.

Quand il s’agit d’une situation personnelle

Si vous traversez une période compliquée, il est parfois nécessaire d’expliquer une situation personelle de vive voix à votre interlocuteur.

Quand il y a eu trop d’échanges d’e-mails

Parfois, une boucle d’émail s’éternise en échanges successifs d’e-mails, qui n’en finissent pas, quand une discussion peut clore le sujet rapidement.

À partir de 5 échanges de mails sur le même sujet, il est peut-être temps d’avoir un échange de vive voix.

Quand les échanges par email dégénèrent

Il n’est pas rare qu’un échange par email se tende, et que les deux parties commencent à monter dans les tours.

Étrangement, le mail produit le même effet sur les gens que la voiture : on se sent bien plus facilement capable de s’adresser agressivement aux autres. Essayez d’appeler la personne dans ce cas-là, souvent, la situation gagnera tout de suite en sérénité.

On s’appelle pour en parler ?

1 réflexion sur “Pourquoi je limite mes appels téléphoniques”

  1. Je suis complètement d’accord. On pourrait dire pareil pour 80% de réunions professionnelles (surtout celles en interne – interminables, redondantes, indulgentes), mais c’est moins un problème quand tu travailles seul.

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